alternatively-我花了15年才学会:英文Email应该这样

我花了15年时间才学会：英语Email应该这样写！ | 职场干货

换句话说，我花了15年时间才写了今天的这篇文章！

以下干货太多了。请泡杯茶或咖啡。坐下来仔细看，做笔记，收藏起来，经常复习。什么是Plainenglish？；「Pleasedothis.」写得对吗？五大基本原则和常见错误。

简明英语

我之前说过，我的职业生涯始于一家著名的法国公司，一切都是freestyle。、包括写英文邮件。

因为怕人嘲笑我英语不够好，所以每次都想尽办法找花里胡哨的单词和短语。因此，我的电子邮件类型如下:Pleasebeadvised…Ishouldbegratefulif…Iwillutilize…Priorto…

还得意得不！

直到去年年底，我在Edx自学「如何有效沟通」当你看到它时，它来自它「哈佛商业评论」手表，立刻颠覆了三观！

又臭又长的都是错的；短小精悍的日常英语是对的！本来写了15年英语邮件，突然发现自己都写错了！！！

因为写邮件的目的是有效沟通，清晰地向收件人传达有效的信息，并给出指令，无论是中文邮件、英文邮件还是火星邮件。

因此，我们应该使用简单的英语（PlainEnglish），强调简洁、清晰，避免使用过于复杂的单词，让人在几秒钟内就能理解。这样写得快，读得快，理解得快！

换句话说，英语邮件是否写得好，以及你的母语和英语能力是否完全丧失！关闭！系！

颠覆三观有没有？

接下来，请看五个常见的错误和实际操作指南。如果你有，你可以改变它，如果你没有，你可以鼓励它，一起进步。

5大错误

1)用词花哨

告诉我，你是不是和我一样，为了展示自己的英语能力，每次写邮件都尽量挑花里胡哨的词，看起来很懂？比如用utilize，不用use；使用terminate，不使用stop；使用attempt，不使用try。

毕竟，我也通过了英语6级，这种「use」、「stop」和「try」太简陋！

啊，大错特错了15年！

英语邮件的第一个原则：使用日常词汇。

正如Plainenglish坚定的倡导者巴菲特所说:「Writetoinformnottoimpress.」

也就是说，我们写作的目的是告诉我们（Inform），而不是炫耀你的英语有多强大！

使用这些华丽的词汇不仅很难理解（查字典！），而且让你的电子邮件看起来非常矫揉造作，而且增加了沟通成本。

因此，英语水平是多少并不重要，英语词汇是否不够也不重要。在商业世界里，普通的Everydayenglish就足够了。请看下面更多的例子，右边的日常词汇是打开它的正确方式。concerning→aboutconsequently→soalternatively→orattempt→try

写邮件是为了沟通，不是为了炫耀技能。

Do:使用简单通俗的Everyday词汇；

Don’t:不要用复杂华丽的词。

2)句子很长

告诉我，你喜欢像我一样在电子邮件中使用长短语，看起来句子很丰富吗？例如：使用ondailybasis，而不是daily；使用attthepresentime，不使用noww；使用onbehalfof，不使用for.

你还喜欢用复杂的长句，看起来很有逻辑吗？例如：forxxx,forexample…,which…and…therefore…when…

毕竟，阅读分析是我们英语考试中最重要的！

啊，大错特错了15年！

英语邮件的第二个原则：短而短

因为长句子和短语很啰嗦，不必要的冗长让人读起来很累。举几个例子，打开它们是正确的方法:

inconjunctionwith

with

despitethefactthat

although

Thankyouforyourcourtesyandcooperation

Thankyou

同样，每句话也不能太长，控制在15-20个单词，只有1-2个主要想法可以断句。不要说很多原因和后果，过去的生活，例如，这样你写得很累，读者更累！

短小精悍才是王道！

Do:使用简单的单词和句子；

Don’t:少用不必要的长短语，少用结构复杂的长句。

3)缺乏强大的动词

告诉我，你喜欢在邮件中使用各种被动时态，就像我一样吗？「tohave」「tobe」这种没有的动词？

啊，大错特错了15年！

英语邮件的第三个原则：使用强大的动词，使用更多的主动语态。

和汉语一样，在英语中，动词是整个句子的灵魂！因此，在商业世界中，使用清晰有力的动词会使整个句子立即生动，有一种跳在纸上的感觉。例如：Iwillhaveadiscussionwithyou.Iwilldiscusswithyou.

显然，后者更强大，有一种即将行动的紧迫感。

同样，我们也应该使用更积极的语态，使整个句子更加生动。例如：Itwillbedone.Wewilldoit.

不仅如此，被动语态更冗长，容易造成歧义:谁来做这件事，你，我，他，还是我们？

举几个例子，举几个例子，才是正确的打开方式:

Wemadeanapplication…

Weapplied…

WewillprovideappropriateinformationtoXXX

WewillinformXXX

Theimplementationofthemethodhasbeendonebyateam.

Ateamhasimplementedthemethod.

当然，在某些情况下，确实需要使用被动式，因此在特殊情况下应特别处理。一般来说，90%以上的句子应该使用主动式。

动词是一句话的灵魂。如果动词用得好，邮件一定不差！

Do:使用简单有力的动词和主动语态

Don’t:少用被动语态，不用Weak动词

4)不懂的行业术语

告诉我，你是不是和我一样，邮件里充满了术语和缩写，看起来像是Insider！例如:Let’stouchbasetomorrow；DrilldownXXX；Doesitmovetheneedle?

啊，大错特错了15年！

英语邮件第四原则:无Jargon

Jargon，指在特定人群中能理解的行为。比如财务领域有专门的Jargon，Marketing也有专门的Jargon，很多大公司都有不成文的Jargon字典(比如著名P领头羊的日化巨头)。

还有一些来自体育项目的Jargon，逐渐受到很多男性高管的欢迎，比如Touchbase，就是棒球术语。

当这种行话跨部门沟通或写给外部供应商或客户时，对方根本得不到。因此，尽量不要使用它，除非你120%确定收件人能理解你的行话。

不要用行话！

Do:使用正常英语；

Don’t:少用小范围特定人群才能理解的行业术语。

5)虚头脑脑假正经

告诉我，你喜欢像我一样在文章的结尾写一大串，看起来很有礼貌！例如：Ishouldbegratefulif…；Yourresponseishighlyappreciated；atyourearliestconvenience.

啊，大错特错了15年！

英语邮件第五原则：明确指示

工作不是谈恋爱，不是请客吃饭，不是和别人讨价还价，也不是等别人convenient回来，而是直接下令说:

Pleasesendittome;

assoonaspossible.

如果你明确需要对方的行动，你可以连接「Please」省去一切。因为你加了「Please」，事实上，对方可以不Action留出空间。

当然，每个公司都有不同的风格，有些公司更有礼貌和保守（比如我们公司），我们仍然需要根据公司的风格进行调整。

写邮件不是请客吃饭！

Do:明确指示；

Don’t:虚脑不必要的礼貌。

最后，我用巴菲特的一句话来总结：

「Tosucceed,Idon’tneedtobeShakespeare;Imust,though,haveasinceredesiretoinform.」

这意味着像莎士比亚这样的文学才能毫无用处。我需要的是真诚地告诉信息。

事实上，不仅写电子邮件、会议、培训等也是事实，用清晰、直截了当、简单的语言来解释事情，总是想：我如何才能更有效地成为我的观众？这可能就是为什么我的澳大利亚同事称赞我。

综上所述，小郑制作了一张知识卡，方便大家存储。我还附上了最后一张如何写电子邮件的知识卡。两者一起使用，以确保您的电子邮件写作能力大大提高。记得在晋升和加薪时给小郑留言。记得和你需要的朋友分享～

小郑的话：

当我们学习英语时，我们喜欢在四、六级甚至托福、GRE和GMAT的洗礼后用复杂而罕见的词语炫耀自己，但从来没有人教过我们：在商业世界里，简单就是国王！

但是，Idon’tknowwhatIdon’tknow，导致我写错了15年的英语邮件。我经常想，如果有人能在我第一次上班的时候教我这些，我会走多少弯路。所以，我努力写这篇文章与大家分享。

事实上，你会发现很多弯曲的水果同事写的电子邮件也很难以忍受，我们不能降低他们的标准来迎合助教。每天进步一点是正确的工作方式。我在文章的结尾附上了一些有用的链接，如果你感兴趣，你可以继续学习。

以上是我个人的总结，我每天都在学习和进步ing。再加上文章篇幅有限，我只能先写这么多。欢迎留言补充。

—–theend—–

以上图片来自网络，侵删

欢迎您收集小郑的文章

【关于小郑】

我是爱折腾的小郑，复旦毕业，欧莱雅，Dior、娇韵诗等跨国公司工作15年 ，先后在中国、美国、澳大利亚工作；去过杂志封面，做过DJ，辞职开过舞蹈学校，是无婚无娃无房的斜杠中年。

我没有一个团队，白天工作，晚上编码；喜欢写买买，工作场所玩怪物秘密和文化差异，一半的人坚持了一年多。我没有任何优势，只是有点努力工作